Organizando tu correo: Thunderbird (2)

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Las reglas

Un detalle a destacar es que en Thunderbird las reglas se llaman filtros, por lo que todos los apartados o títulos tendrán esta palabra clave y nosotros la vamos a utilizar de aquí en adelante.

Las acciones a realizar se dividen en dos: la creación y edición de filtros, y la ejecución manual de estos; siendo el acceso a ambas el mismo: desde el mini-menú de la parte superior derecha (enmarcado en naranja en la imagen) seleccionamos la opción “Herramientas”, y en este punto podremos acceder a “Filtro de mensajes” para crear y editar filtros, u optar por la ejecución de estos.

Gestión de filtros

La ventana que se abre es la general sobre los filtros y, dependiendo de lo que haya seleccionado en la ventana general de Thunderbird, los que se muestran son los vigentes de la dirección de correo electrónico o los de las Carpetas locales, lo que viene indicado en la parte superior y se puede cambiar para ver unos u otros.

Esta selección es importante a la hora de crear un nuevo filtro, pues establecerá a qué mensajes se aplicará este filtro: si sobre los que lleguen a la dirección de correo electrónico, o sobre los que almacenemos en las carpetas locales.

Después de esta pequeña aclaración, continuamos con los pasos para la creación de un nuevo filtro.

Paso 1: Clicar “Nuevo…” en la parte derecha, que abrirá la ventana donde indicar toda la información.

Paso 2: Nombrar el filtro de forma que luego sea sencillo identificar el funcionamiento de este.

Paso 3: Seleccionar cuándo va a aplicarse el filtro. Por defecto hay dos casillas marcadas, la primera para que se pueda aplicar de forma manual y la segunda para que se aplique automáticamente al recibir correo (se puede elegir que se aplique antes o después de los filtros automáticos que usa Thunderbird para identificar el correo basura); y estas son las que se necesita que estén activas para el funcionamiento normal de cualquier filtro. El resto de opciones ya implican un funcionamiento más específico y deberá estudiarse su uso para cada caso.

Paso 4: Indicar las reglas que un mensaje debe cumplir para pasar el filtro.

En este apartado primero se indica si se han de cumplir todas las reglas que añadamos o sólo algunas, o si se aplicará a todos los mensajes; pudiendo seleccionar sólo una de estas opciones. Para entender mejor esta selección vamos a poner un ejemplo de cada uno:

  • Todas estas reglas: Mensajes recibidos de un remitente con un asunto en concreto, por ejemplo los mails de administracion@ con el asunto Factura, para poder archivarlos en una carpeta concreta.
  • Cualquiera de estas reglas: Mensajes con palabras claves en “Asunto”, por ejemplo nombres de redes sociales para poder archivarlos en única carpeta o marcarlos como leídos automáticamente.
  • Incluir todos los mensajes: Dado que si seleccionamos esta opción no permite añadir reglas para el filtro, se ha de combinar con las otras opciones; así pues, combinado con la opción “Tras enviar” nos permite por ejemplo mover los mensajes enviados a una carpeta específica.

La segunda parte de este paso es indicar las reglas concretas que un mensaje debe cumplir para pasar el filtro que estamos creando, añadiendo o eliminando  con los botones de la derecha de más y menos, y escribiendo en la casilla vacía el valor de la regla, por ejemplo la palabra clave del asunto o la dirección de correo electrónico.

Paso 5: Indicar las acciones a realizar con los mensajes que cumplen las reglas, es decir, los que pasan el filtro; que, como en el paso anterior, se van añadiendo o eliminando con los botones laterales, y en función de cada acción escogida se irán detallando los valores necesarios, por ejemplo la carpeta donde se almacenarán los mensajes que pasen el filtro.

Esta misma explicación nos sirve para la edición de los filtros, ya que la ventana que se abre y las opciones disponibles son las mismas; y también para la copia de un filtro, opción disponible desde la ventana principal junto al botón Nuevo y sólo disponible si se selecciona un filtro.

Y por último tenemos la opción de eliminar, que se puede realizar sobre un sólo filtro o sobre varios con la selección múltiple del botón Ctrl. Una alternativa a eliminar un filtro puede ser desactivarlo, para lo que bastaría clicar sobre el check azul de la columna “Activado” (sin necesidad de confirmar pues se guarda automáticamente).

Antes de pasar a la parte de la ejecución, queremos hacer hincapié en que el orden en que aparecen los filtros es en el que se ejecutarán, por ello las opciones de “Mover” de la derecha son importantes para priorizar y organizar el funcionamiento de los filtros. Estas opciones varían en función del filtro o filtros que estén seleccionados y cambian el orden en que se comprobará que los mensajes pasen los filtros.

  • Mover a la parte superior: Mueve los filtros al principio del listado, por tanto serán los primeros que se comprueben.
  • Mover arriba: Sube una posición en el listado, y por ello el filtro se comprobará antes que el siguiente, o el primero si se queda como primero en el listado.
  • Mover abajo: Baja una posición, y así se comprobará después del anterior o el último si se queda al final de la lista.
  • Mover a la parte inferior: Los coloca al final de listado, y en consecuencia serán los últimos en comprobarse.

Ejecución de filtros

Estas dos opciones suponen la ejecución manual de los filtros activos en el listado en el orden en que se muestran, ya sea sobre la carpeta seleccionada (marcada con un color de fondo) o sobre el mensaje (también marcado en color). Si alguna de las dos o las dos no se pueden clicar es por que no es posible realizar la comprobación sobre ningún mensaje. Por ejemplo en una carpeta vacía no estará ninguna disponible (como se ve en la imagen).

Siguiendo con el ejemplo anterior, tenemos un mensaje en la carpeta Borradores con la palabra Facebook en el asunto, por lo tanto al aplicar la regla RRSS que acabamos de crear debe mover este mensaje a la carpeta RRSS.

Mensaje en carpeta original
Estado carpeta antes de aplicar regla
Ejecución de la regla en el mensaje
Estado carpeta original
Estado carpeta después de aplicar regla

¡Eureka! Mensaje movido a la carpeta correspondiente. 

Pues con este logro damos por terminada la guía sobre los filtros de Thunderbird y su funcionamiento. Esperamos ser de ayuda y que no se os escape ningún mensaje de vuestros filtros.

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Janira

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